dossiers concessions cimetière

[citronade]

bonjour,

Concernant vos dossiers concessions cimetière (version papier), que contiennent-ils comme documents ? Je me demande si toutes les Mairies classent de la même manière...Par exemple Classez-vous dedans les demandes de travaux sur la concession ? les autorisations d'inhumation, exhumation ?.....
Avez-vous des codes couleurs ou autres ? Dans quoi sont classés vos dossiers ? classeurs, pochettes ?
Merci pour vos retours et expériences de classement
Bonne journée

[nanou1960]

Bonjour,

Dans les concessions anciennes Perpetuelles et 50 ans il n'y avait que le contrat de concession avec presque aucun élément ce qui est embétant
car impossible de retrouver les personnes susceptibles d'entretenir les sépultures.

J'ai préféré pour toutes les nouvelles concessions mettre dans le dossier : le contrat de concession, les coordonnées du concessionnaire et son adresse pour le renouvellement plus tard, les documents de travaux si besoin, inhumation, exhumation.
Dossier suspendu pour chaque : P, 50, 30, 15 ans. et dedans chacun à une pochette de couleur avec le nom du concessionnaire sur la pochette et le défunt : date naissance, date décès, N° d'ordre et concession.
Voila

[justine87]

Bonjour

Les titres de concessions étaient dans des classeurs seul, j'ai tout repris.

Un dossier par concession dans une pochette avec le titre de concession et tout ce qui s'y affère : demande de travaux, correspondance diverses et les pièces concernant le décès de chaque personne inhummées dans ladite concession et bien sur tout dans mon bureau car tant que la concession court, les pièces qui la concerne n'ont pas le droit d'être aux archives.
Code couleur par cimetière.

Justine

[perpette]

pour ma part :
- classeurs à anneaux avec les actes de concession sous fiche plastique classés par numéro de concession
- classeurs pour les dossiers papier de chaque concession (tous les documents relatifs aux inhumations et autres) cette fois au nom du concessionnaire donc classées par ordre alphabétique et par durée càd : de A à Z pour les 15 ans / pour les 30 ans / etc.
... je rêve de tout enregistrer sur le logiciel de gestion cimetière... mais ça restera un rêve !
par contre, les actes de concessions ont tous été enregistrés sur le logiciel par une petite stagiaire qui a fait un super boulot !
en ce moment, j'enregistre les photos de concession aussi pour répondre aux demandes des PF "vous savez si ouverture par le dessus ? devant ?"
c'est très confortable !

[Serge04]

Bonjour,
Je n’ai presque rien…
Les titres de concession sont dans un classeur, par ordre alphabétique, sous pochette transparente. Actuellement, je joins systématiquement une copie de la CNI du titulaire + un justificatif de domicile et des coordonnées (téléphone, courriel, etc.) mais 98 % des titres sont sans document joint.
Les informations sur les titulaires, les éventuels ayants droit et les défunts sont sur des fiches cartonnées, souvent vierges ou pas actualisées.
J’essaye d’ajouter le plus d’informations possibles lorsque j’arrive à en avoir.
Cordialement,
Serge