Bonjour,
En début d'année 2019, j'ai été recrutée pour un poste de secrétaire de mairie (mon parcours s'est fait dans le privé!) et si je me débrouille plutôt bien avec les différentes tâches, il en est une qui m'inquiète : les registres d'état civil, leurs tenues et les actes.
Le dernier registre relié se termine en 1992. Les autres s'empilent dans des chemises cartonnées et j'apprends que nous sommes tenus d'envoyer au procureur un exemplaire de chaque par an ...j'ai des doutes.
J'ai lu les précédents messages sur ce sujet mais les questions demeurent...
Quel est la procédure pour les différents actes et surtout ceux de décès ? il y a ceux que nous établissons, ceux que nous recevons et ceux à transcrire ?
A l'occasion d'un décès, j'ai découvert le logiciel ...je craignais l'erreur et elle est arrivée tellement j'étais hésitante et dans l'urgence ...du coup j'ai reçu un mail de la mairie de naissance qui me dit "Si vous le jugez nécessaire, vous voudrez bien me faire passer une demande de transcription rectificative". Je ne peux donc pas corriger moi-même maintenant que l'acte a été envoyé ?
J'ai vu que la personne avant moi, avait commandé des feuillets numérotés et j'ai reçu un document de la poste me proposant le millésime 2020 ?
Faut-il commander systématiquement ou puis-je utiliser les feuillets restants de 2019 ?
Et je reviens sur l'erreur : si je me rends compte à l'impression sur feuillets numérotés qu'il y a une coquille dans la rédaction comment faire ? Est-il possible d'annuler un feuillet ?
Est-ce que les registres sont reliés par 5 années ? où trouve-t-on les couvertures ? Est-ce à nous à le faire ?
Il n'y a plus d'actes de naissance sur la commune, dois-je tenir un registre en état "néant", c'est à dire en mettant sur la page de garde qu'il comprend zéro actes ou bien dois-je joindre les feuillets restés vierges ?
Toutes vos informations seront les bienvenues en attendant LA journée de formation !
ETAT CIVIL REGISTRE ET PLUS
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Re: ETAT CIVIL REGISTRE ET PLUS
Bonjour Miriade,
- Concernant les reliures des registres, c'est à vous de les faire et surtout de les budgéter car ça a un coût pour la collectivité. Il n'y a pas de règlementation concernant le nombre d'années par registre, vous faites en fonction de la taille de vos registres pour que ça ne fasse pas trop épais.
- Effectivement, vous ne devez avoir qu'un seul exemplaire en votre possession. Le second est à renvoyer à chaque fin d'année au procureur accompagné des tables annuelles (attention, les tables sont maintenant séparées du registre).
- les actes de décès sont bien à dissocier entre les décès commune et les transcriptions décès venant d'autres mairies mais apparaissent dans le même registre en suivant.
- Depuis environ 2 ans, vous devez effectuer les rectifications des actes que vous avez dressés. La procédure se trouve dans la circulaire :
CIRCULAIRE_DU_26_JUILLET_2017 intitulée "modernisation de la justice".
Vous devez donc effectuer la rectification administrative de votre acte.
- Après avoir rédiger vos actes de décès, vous devez envoyer une demande de transcription à la mairie du lieu de résidence de la personne décédée, et envoyer aussi un avis de décès à la commune du lieu de naissance. N'oubliez pas d'envoyer également un avis aux douanes (service distillation), à l'INSEE, et à l'ARS (pour ce dernier il faudra joindre le certificat de décès).
- Concernant les feuillets numérotés, théoriquement ils ne peuvent pas être réutilisés puisqu'il y a eu la page d'ouverture de registre en début d'année mentionnant les numéros de feuillets. Il faut donc les laisser vierges à la fin du registre. En cas d'erreur, vous pouvez rayer la page en mentionnant "acte annulé" et inscrire la mention d'annulation comme stipulé dans la circulaire indiquée plus haut (page 74). Ensuite vous refaites l'acte normalement sur une page vierge à la suite.
- En cas d'absence d'acte de naissance ou reconnaissance, ou changement de nom, il faut effectivement préciser NEANT en laissant les feuillets vierges prévus en fin de registre.
J'espère avoir pu vous aider et je vous souhaite bon courage.
Cordialement.
- Concernant les reliures des registres, c'est à vous de les faire et surtout de les budgéter car ça a un coût pour la collectivité. Il n'y a pas de règlementation concernant le nombre d'années par registre, vous faites en fonction de la taille de vos registres pour que ça ne fasse pas trop épais.
- Effectivement, vous ne devez avoir qu'un seul exemplaire en votre possession. Le second est à renvoyer à chaque fin d'année au procureur accompagné des tables annuelles (attention, les tables sont maintenant séparées du registre).
- les actes de décès sont bien à dissocier entre les décès commune et les transcriptions décès venant d'autres mairies mais apparaissent dans le même registre en suivant.
- Depuis environ 2 ans, vous devez effectuer les rectifications des actes que vous avez dressés. La procédure se trouve dans la circulaire :
CIRCULAIRE_DU_26_JUILLET_2017 intitulée "modernisation de la justice".
Vous devez donc effectuer la rectification administrative de votre acte.
- Après avoir rédiger vos actes de décès, vous devez envoyer une demande de transcription à la mairie du lieu de résidence de la personne décédée, et envoyer aussi un avis de décès à la commune du lieu de naissance. N'oubliez pas d'envoyer également un avis aux douanes (service distillation), à l'INSEE, et à l'ARS (pour ce dernier il faudra joindre le certificat de décès).
- Concernant les feuillets numérotés, théoriquement ils ne peuvent pas être réutilisés puisqu'il y a eu la page d'ouverture de registre en début d'année mentionnant les numéros de feuillets. Il faut donc les laisser vierges à la fin du registre. En cas d'erreur, vous pouvez rayer la page en mentionnant "acte annulé" et inscrire la mention d'annulation comme stipulé dans la circulaire indiquée plus haut (page 74). Ensuite vous refaites l'acte normalement sur une page vierge à la suite.
- En cas d'absence d'acte de naissance ou reconnaissance, ou changement de nom, il faut effectivement préciser NEANT en laissant les feuillets vierges prévus en fin de registre.
J'espère avoir pu vous aider et je vous souhaite bon courage.
Cordialement.
Re: ETAT CIVIL REGISTRE ET PLUS
Bonjour,
Sur le IGREC, vous pouvez consulter le chapitre 2 qui répondra à plusieurs de vos questions:
https://www.legifrance.gouv.fr/affichTe ... rieLien=id
Quelques informations complémentaires ici (avec les liens ci-dessous):
-etat-civil.legibase.fr/actualites/focus/tenue-des-registres-et-des-actes-par-les-agents-de-64672
Je peux surtout vous aider concernant l'archivage, si j'ose dire: chaque année je tape les tables chronologiques puis thématiques pour chaque registre (arrêtés, pv, délib) que j'inclus devant les pages de registres, avec une page de titre. Je vérifie et numérote, vérifie aussi que l'arrière des pages est bien barré, tamponné (marianne) et signé de M. le Maire si la page verso est blanche.
Une fois que tout est bien vérifié et conforme, nous pouvons l'envoyer au relieur agrée. Ici, nous avons un marché avec l'agglomération, ce qui nous permet d'avoir des prix plus intéressants.
Il faut préparer les registres dans des pochettes, pages dans l'ordre, vérifié, et quelques documents de préparation: bordereau de préparation (on signe à l'aller et au retour avec le relieur), bon de commande pour la facturation, et un descriptif des produits et de ce qu'on veut.
Sur ce dernier point, sachez que le prix dépend du nombre de feuillets, ce sont des fourchettes. J'envoie aussi une feuille de "pièce de titre" qui explique comment je veux que le texte soit disposé, sa typographie, sa couleur. Comme ça, je suis sure que les volumes se ressemblent.
C'est l'agglo qui m'a donné tous les modèles de documents, et qui m'a fourni l'adresse du relieur agréé. Je peux vous envoyer quelques noms et adresses de personnes agréées si vous n'avez pas d'info.
Pour vous rassurer, ici quand je suis arrivée il y a deux ans, nous avions aussi 12 ans de retard, depuis deux étés, les mois d'aout, je m'occupe de rattraper le retard et aujourd’hui je suis à jour, à savoir que je suis en train de taper 2016. Comme mes collègues consultent encore souvent 2017, je laisse deux ans de marge pour que ça ne "manque" pas pendant les deux mois où ils sont chez le relieur.
Je vous confirme aussi qu'il y a bien deux exemplaires de registres état-civil chaque année, ce pourquoi lorsque nous rédigeons un acte, nous le sortons deux fois, un par pochette (une pour nous, une pour le tribunal). Il faut bien que les numéros sur le papier se suivent.
Il est possible d'annuler un acte mais c'est toujours complexe et la procédure est un peu longue, donc toujours faire très attention lors de tout acte, bien relire, ne pas se stresser, tout re-vérifier.
Je confirme aussi les explications de melo54
Si vous avez besoin des modèles pour les registres, contactez-moi en message privé.
Sur le IGREC, vous pouvez consulter le chapitre 2 qui répondra à plusieurs de vos questions:
https://www.legifrance.gouv.fr/affichTe ... rieLien=id
Quelques informations complémentaires ici (avec les liens ci-dessous):
-etat-civil.legibase.fr/actualites/focus/tenue-des-registres-et-des-actes-par-les-agents-de-64672
Je peux surtout vous aider concernant l'archivage, si j'ose dire: chaque année je tape les tables chronologiques puis thématiques pour chaque registre (arrêtés, pv, délib) que j'inclus devant les pages de registres, avec une page de titre. Je vérifie et numérote, vérifie aussi que l'arrière des pages est bien barré, tamponné (marianne) et signé de M. le Maire si la page verso est blanche.
Une fois que tout est bien vérifié et conforme, nous pouvons l'envoyer au relieur agrée. Ici, nous avons un marché avec l'agglomération, ce qui nous permet d'avoir des prix plus intéressants.
Il faut préparer les registres dans des pochettes, pages dans l'ordre, vérifié, et quelques documents de préparation: bordereau de préparation (on signe à l'aller et au retour avec le relieur), bon de commande pour la facturation, et un descriptif des produits et de ce qu'on veut.
Sur ce dernier point, sachez que le prix dépend du nombre de feuillets, ce sont des fourchettes. J'envoie aussi une feuille de "pièce de titre" qui explique comment je veux que le texte soit disposé, sa typographie, sa couleur. Comme ça, je suis sure que les volumes se ressemblent.
C'est l'agglo qui m'a donné tous les modèles de documents, et qui m'a fourni l'adresse du relieur agréé. Je peux vous envoyer quelques noms et adresses de personnes agréées si vous n'avez pas d'info.
Pour vous rassurer, ici quand je suis arrivée il y a deux ans, nous avions aussi 12 ans de retard, depuis deux étés, les mois d'aout, je m'occupe de rattraper le retard et aujourd’hui je suis à jour, à savoir que je suis en train de taper 2016. Comme mes collègues consultent encore souvent 2017, je laisse deux ans de marge pour que ça ne "manque" pas pendant les deux mois où ils sont chez le relieur.
Je vous confirme aussi qu'il y a bien deux exemplaires de registres état-civil chaque année, ce pourquoi lorsque nous rédigeons un acte, nous le sortons deux fois, un par pochette (une pour nous, une pour le tribunal). Il faut bien que les numéros sur le papier se suivent.
Il est possible d'annuler un acte mais c'est toujours complexe et la procédure est un peu longue, donc toujours faire très attention lors de tout acte, bien relire, ne pas se stresser, tout re-vérifier.
Je confirme aussi les explications de melo54
Si vous avez besoin des modèles pour les registres, contactez-moi en message privé.