demandes d'actes d'Etat Civil par mail ou par fax

[Aubépine]

Bonjour,
Petite question pour les secrétaires de mairie et agents travaillant dans les services Etat Civil : cela concerne les demandes d'actes d'Etat Civil que nous recevons de la part de certains notaires, par mail ou par fax. Ils nous envoient un courrier type, dans lequel ils se payent le luxe de mettre une petite phrase "ci-joint enveloppe timbrée". Vous vous en doutez, l'enveloppe timbrée, elle ne passe pas dans le fax.
Comment faites-vous dans ce cas ? Sommes-nous en droit d'exiger une demande par courrier avec l'envoi d'une enveloppe timbrée (la plupart des notaires procèdent ainsi), ou bien devons-nous faire les envois d'actes à nos frais ?
Merci d'avance pour vos réponses

[Aurore72]

Bonjour,

Etant donné qu'ils demandent ces actes soit par fax ou par mail, je leur retournerais par mail, s'ils souhaitent l'original, ils peuvent toujours envoyer leur demande par courrier avec une enveloppe timbrée.

Personnellement, certains notaires me font la demande par mail et me demande à ce que l'acte leur soit retourné par mail.

J'ai généralement des enveloppes timbrées à leur nom que je conserve quand ils en envoient trop pour des demandes d'urbanisme...

Cordialement,

[Serge04]

Bonjour Aubépine,
C’est très rare que je reçoive une demande de notaires par télécopie ou courriel. Lorsque cela arrive, c’est uniquement parce qu’ils en ont un besoin très urgent (du style, signature d’une vente le jour même) et dans ces cas-là j’envoie l’acte par le moyen avec lequel ils l’ont sollicité. Ensuite, j’attends sagement de recevoir leur courrier avec la fameuse enveloppe jointe pour renvoyer la copie s’ils en ont encore besoin pour leur dossier.
Cordialement,
Serge

[David44]

Les réponses à vos questions se trouvent dans l'arrêté du 14 décembre 2017 modifiant l'arrêté du 1er juin 2006 fixant le modèle de livret de famille.
Art.3, 1° du I : pas de frais d'envoi, gratuité totale. Pas de délivrance par fax ou mail (remis au demandeur en main propre ou par voie postale).

[GHM]

Pour ma part en petite commune (c'est aussi là qu'on voit la différence entre théorie et pratique) si je n'ai pas l'enveloppe timbrée, je n'envoie pas l'acte, c'est aussi simple que ça. Si j'ai une demande par mail (nous n'avons plus de fax), je réponds par mail.

Joindre une enveloppe timbrée ne leur coûte pas grand chose, quand on voit ce qu'ils facturent par derrière à leurs clients pour une simple demande d'acte.

[aloneinthedarkaline]

Le Maire d'une petite commune m'a appelé une fois ayant fait une demande d'acte de mairie à mairie, pour me demander une enveloppe timbrée,or impossible pour nous de le faire car la machine à affranchir ne peut pas différer la date et on ne peut pas émettre de titre pour un timbre. Maintenant on est en affranchissement direct à la poste donc toujours impossible.
En 5 ans ce n'est arrivé qu'une fois.

[GHM]

Il va de soi que dans le cas d'une demande d'une mairie ou d'un particulier (quand c'est lui même qui demande son acte) je ne demande pas d'enveloppe timbrée; mais un notaire je n'ai aucun scrupule à l'exiger.

[Serge04]

Les réponses à vos questions se trouvent dans l'arrêté du 14 décembre 2017 modifiant l'arrêté du 1er juin 2006 fixant le modèle de livret de famille.
Art.3, 1° du I : pas de frais d'envoi, gratuité totale. Pas de délivrance par fax ou mail (remis au demandeur en main propre ou par voie postale).

Merci bien David pour cette information dont je prends bonne note.
Cordialement,
Serge

[Aubépine]

Merci à tous pour vos réponses, je vois que les pratiques sont différentes d'une mairie à l'autre. J'ai appelé une mairie plus importante qui m'a dit que je pouvais envoyer l'acte par mail (!!), il me semblait bien que cela ne se fait pas, mais je ne trouvais pas l'article de loi, merci en particulier à David.
Je trouve dommage qu'on n'ait pas vraiment de formation (notamment en petite commune) et donc de pratique harmonisée sur l'ensemble des Mairies, afin que les choses soient claires pour tout le monde...
Merci en tous cas.